早上3小時完成一天工作 (閱讀筆記No.011)

之前看過古市幸雄寫的《每天只要30分鐘》、《每天早上只要30分鐘》兩本書，發現時間管理是一個很重要的議題，這次又挑了一本關於學習時間管理的書，沒想到大家講的東西開始大同小異，基本上就是珍惜每一個早晨、每一個零碎的片斷時間，不過相較於市面上很多關於時間管理的書，這一本書《早上3小時完成一天工作》規劃的更有體系，詳盡的使用歸納法把工作時間分配寫了出來。

書中很明顯的提出了幾個實際上運用在生活的時間管理方式，把作者平常的生活概念具體化，透過具體化之後產生大眾普及的效果。

首先，書中提出了『六個優先順序』：在就寢之前回想明日需要處理的事情，寫出六項最重要的，並標明優先順序，翌日早上進入辦公室之後按照自己所排定的順序開始執行。(p.51)運用的重點在－把每件事情都分到不能夠在細分為止的「鯨千分法」－作者強調目標達成的精隨與「今天一整天，該做何事」是息息相關的，要將目標分割成可能達成的較小目標再去執行。而且，絕對不可忘記的是，這些小目標必須在今天就得完成。(p.62)

把概念跟方法釐清，作者接下來提供了實際的運用法則，對我來說也是最大的收穫部份。

第一步，明確釐清「計畫」與「時間表」的不同。(p.85)

計畫(Plan)：由自己所企劃、規劃進行的。

時間表(Schedule)：事先早已決定好的，無法移動的行程。

明確分清楚兩者不同之後，開始把『可用時間』(Available Time)計畫出來，那些已經定好的時間之外可以用運用的時間皆是，事先計畫在這一段時間該去做些什麼，設定好優先順序，但記得要將這些時間運用在跟自己要達成的目標相關連的動作上。(p.88)平時就將想要完成的目標寫在紙上，放在身邊，時間一空下來，就運用在優先順序最高的事情上面，是有效發揮「可用時間」的秘訣，切記，由於時間短暫，要寫在10-15分鐘內能夠完成的事情。

第二步，制定計劃。(p.100)

目標的分類：大目標、中目標、小目標，進而分成本月目標、本週目標、今日目標。

計畫的分類：長期計畫、年度計畫、月計劃、週計劃、日計畫。

每個計畫一定要祥訂『時間』，在越細的計畫之上，要能夠寫出最詳盡的時間，一方面抓住自己的「可用時間」，另外一方面是不要讓時間小偷出現，也就是之前在勝間和代《25歲前一定要學會的拒絕力》所言的，要學會拒絕力，勇於說：「No!」

作者提出了一些關於時間小偷的例子：(p.120)
1) 冗長又無效率的會議，以及長舌電話
2) 權限的委任不充分，或是工作的分配不明確
3) 因缺乏優先順序所引起的混亂
4) 因優柔寡斷造成決定的延遲
5) 無法開口說「不」因而參與過多的事務
6) 自我規制的不足
7) 日常事務或文書資料過多
8) 時間的用法雜亂無序，譬如：過長的咖啡時間

第三步，「活用時間」的十五個基本規則。(p.122)

 1) 將「日常例行公式」集中後一口氣完成：設定一段連續的時間處理日常事務。
 2) 重要的工作在「中午之前」處理好：中午之前頭腦的活動處於最佳的狀況。
 3) 所有的工作都要「設定處理期限」：只要設定了期限，人就能夠朝著那個方向傾注努力。
 4) 從較困難的工作開始處理：事情不會不見，不如「先憂後樂」。
 5) 簡單的工作可以擺到後頭再處理：幾乎80%的問題工作只要放置一段時間後就會自然消失。
 6) 總檢點「時間的障礙物」：屏除時間小偷的存在。
 7) 創意點子最好是固定紀錄在同一個地方：只要點子一浮現，就馬上紀錄下來。
 8) 工作一定要處理到「剛好可停手的段落」：避免因為要習慣新工作，而浪費掉的時間。
 9) 要經常去設定「休憩時間」：設定休憩時間，讓自己在休憩時間前盡量去完成設定之目標。
10) 能夠委任他人處理之事，便交由他人負責：避免處理重複事務。
11) 無意義的閒聊要斷然說「NO」：人生苦短，時間有限。
12) 「今日事今日畢」：找一個可以處理事情的環境，處理完再離開。
13) 不要太過吹毛求疵的要求完美：養成只處理必要的工作之習慣。
14) 把每天的工作目標設定在「能力範圍之內」：壓力這種東西，只要工作不順遂、無法順利完成時，就會莫名的產生。
15) 即使延時動手的時間也必須要做之事：不詳加考慮就貿然行事，一定會造成重新處理的後果，況且，很少有事情緊急到連思考決定的時間都沒有。

這部分提到一個對上班族很實用的東西：提昇電子郵件的效率。(p.136)

1) 有必要再確認的電郵、重要的電郵等，製作成圖表或用顏色去做區分。
2) 讀完郵件後，將其區分歸類、放入資料夾中。
3) 使用自動分類功能。

第四步，提升「時間的密度」之七個技術。(p.140)

1) 積極實施「一心多用主義」：處理輕鬆的工作時，採用一心多用的方式。
2) 特意將工作期限設定得較短：愈短的期限，愈能提高專注力。
3) 以「時間鎖(Time lock)」管理黃金時間：找一段時間，完全「鎖」住，只留給自己。
4) 將「馬上辦主義」習慣化：改掉「改天再做」的毛病。
5) 以「電話計畫」來預防漏失：在打電話之前，先把電話的目的、要問的問題寫下來。
6) 利用「三個基準」將工作分類：完全可以委任他人，並無須回報的工作；必須要事後報告的工作；只需事前認可，事後無須回報的工作。
7) 用「最初的四分鐘」設計一天的流程：在最初的四分鐘抱持著好心情。

之後，作者提出了一心多用的法則：(p.171)

1) 處理較困難的工作時，要記住一次只處理一件事情。
2) 處理熟悉、習慣的工作時，同時可能掌控十個做有的事情。
3) 為了能構思新點子或是實現美夢，必須經常讓潛意識活動作用。

這部分跟《秘密》(The Secret)，所提出的『吸引力法則』(The law of attratcing)銜接上了，也就是我們要時時提醒自己美夢的存在，甚至是能夠思考美夢成真之後的一景一幕，當這些都已經內化成潛意識的一部份時，就能夠步步邁向達成目標的道路。

第五步，環境。

作者在最後提出了，環境的重要性，當我們整理好乾淨整齊的環境，也會影響心理的層面，讓自己也有更好的情緒處理事務。

最後，如同所有的時間管理書籍，還是要把自我管理提出來當壓軸。作者提出：「重點並不在於理論，而是在於實踐，行動才是成功最重要的步驟。」

最後作者以行銷高手法蘭克‧貝特格(Frank Bettger)的故事總結，表明『至今為止的你，就是因為老是認為自己就是如此，所以才會變成現在這副模樣。因此，為了要改變你自己，就必須先改變你對自己的想法。』

這一本書，鋪陳的太好，所以是本很值得購買下來的工具書、學習書，從一開始先把許多人對時間概念釐清之後，詳細敘述了怎麼去讓自己的時間管理有實際改變，用最明顯的方始標出了每一個步驟，概分為幾個重要的點，並且分為五個段落讓大家有實際的施行感覺，之中又不斷的用實際的處理案例當做註解、說明，更令人覺得貼近自己實際的上班生活。

而最重要的一部分在於「結語」，作者不像其他學習書說明我透過自己的自我提升做到了什麼，而是表明要怎麼去做到自我提升，也就是要從自己做起，從今天開始實踐。如同「登高必自卑，行遠必自邇」的道理一樣，當你確定要改變自己的生活，請從現在這一刻開始實踐起，開始設定每一個目標，然後告訴自己的潛意識，達成目標，美夢成真。

這不是一本勵志書，更不是像《秘密》那種強烈的思考意識的書籍，而是一本很完整的工具書，能夠提供很多實踐方法。

圖片來源：www.eslite.com

打分數：4/5  (值得買，需要的時候再拿出來用)

閱讀中：拒絕可是的人生、相依、流轉之年、履歷王、通情達理。